Hồ sơ, truy xuất và kiểm tra nội bộ

Hồ sơ cần thể hiện hoạt động, ngày, con hoặc lô liên quan, nguồn đầu vào, người phụ trách và kết quả cần theo dõi. Có tên một bao thức ăn nhưng thiếu lô, ngày nhận, đàn sử dụng thì việc truy lại khi xảy ra vấn đề sẽ khó hơn. Truy xuất là lần theo những mối liên hệ đã ghi giữa đầu vào, quá trình và sản phẩm. Mã QR hoặc phần mềm có thể giúp tìm thông tin, nhưng không tự tạo ra dữ liệu đúng khi bản ghi ban đầu thiếu hoặc sai.

Kiểm tra nội bộ đối chiếu việc thực hiện với quy trình áp dụng, tìm điểm phù hợp và chưa phù hợp. Khi có thiếu sót cần xác định việc sửa, người phụ trách, thời điểm và cách kiểm tra lại. Ghi “đã khắc phục” mà không có căn cứ chưa cho biết vấn đề đã hết. Tình huống giả định: lô thức ăn F dùng cho đàn A ngày 12 và đàn B ngày 13. Bản ghi liên kết hai đàn với cùng lô F giúp xác định phạm vi cần kiểm tra khi có thông báo về lô này. Không suy từ đó rằng mọi con đã mắc bệnh hoặc nguyên nhân chắc chắn là thức ăn.