Tổng hợp và tính tỉ lệ bằng PivotTable

Nhiệm vụ: tổng hợp số bản ghi từng nhãn theo Mức thu nhập. Dùng bảng Processed_Data đã chuẩn bị từ Mau24. 1. Chọn một ô của bảng, vào **Insert → PivotTable → New Worksheet → OK**. 2. Đặt **Mức thu nhập** vào Rows, **Khả năng tín dụng** vào Columns, **Mã** vào Values. 3. Trong **Value Field Settings**, chọn **Count** để đếm mã không trống. Mỗi mã của tệp là một bản ghi, nên đây là số dòng theo nhóm, không phải tổng thu nhập. 4. Để Filters trống khi đối chiếu toàn bộ 24 dòng. Khi dùng bộ lọc, tổng thay đổi theo phần dữ liệu được chọn. Kéo trường sang vùng khác thay đổi góc tổng hợp. Nếu chọn Sum cho cột thu nhập, ta đang tính lượng thu nhập, không còn đếm số bản ghi.

Nháy phải vào một ô giá trị, chọn **Show Values As → % of Row Total**. Khi Rows là Mức thu nhập, mỗi ô được chia cho tổng nhóm thu nhập của hàng đó. Ví dụ, nhãn Tốt trong nhóm Cao chiếm 3/5 = 60%; trong nhóm Trung bình là 4/8 = 50%. Nhóm Trung bình có nhiều bản ghi Tốt hơn về số lượng nhưng tỉ lệ thấp hơn. Với dữ liệu lớn, 12000/20000 và 16000/32000 cho cùng hai tỉ lệ ấy. **% of Grand Total** dùng mẫu số toàn bảng: ô Cao–Tốt là 3/24 = 12,5%, trả lời câu hỏi khác. Cần đọc đúng tên phép tính trước khi kết luận. Có thể thêm Mã vào Values hai lần để hiện cả Count và % of Row Total.

Trong Excel Windows, có thể tạo Custom Lists tại **File → Options → Advanced → General → Edit Custom Lists**. Tạo danh sách Kém, Trung bình, Tốt theo ba dòng riêng; làm tương tự cho Thấp, Trung bình, Khá, Cao và các Nhóm tuổi. Dùng danh sách đó khi sắp xếp thay cho chỉ theo bảng chữ cái. Sau khi làm mới PivotTable, kiểm lại thứ tự hiển thị vì thứ tự tuỳ chỉnh có thể cần đặt lại. Đổi thứ tự không đổi số liệu. Khi nguồn đổi, hoàn tất làm mới truy vấn trước, rồi **Refresh** PivotTable. Kiểm tổng đã phản ánh nguồn mới; không mặc định việc sửa ô nguồn đã cập nhật mọi báo cáo ngay lập tức.