Chia sẻ tài liệu và xuất báo cáo

Tài liệu của dự án có thể đặt trong thư mục Google Drive của nhóm theo hướng dẫn của giáo viên. Tạo thư mục rõ tên, tải tài liệu mẫu phù hợp, mở **Chia sẻ**, chọn đúng người và vai trò cần thiết: Người xem, Người nhận xét hoặc Người chỉnh sửa. Tài khoản trường có thể bị giới hạn chia sẻ ngoài tổ chức. Sao chép liên kết tệp; trong GanttProject, mở General của công việc tương ứng và dán vào **Web Link**. Chẳng hạn, C gắn liên kết bản nội dung sách; E gắn bảng góp ý. Mở liên kết để kiểm đúng tài liệu và nhờ người nhận dự kiến kiểm quyền truy cập bằng tài khoản của họ. **Dán liên kết không tự cấp quyền Drive.** Nếu người nhận bị từ chối, kiểm quyền của tệp/thư mục thay vì chỉ dán lại URL. Quyền ở thư mục cha có thể được kế thừa, nên cần xem cả thư mục. Không cần mở công khai chỉ để chia sẻ trong nhóm; tránh dùng dữ liệu cá nhân thật trong bài thực hành.

Lưu dự án, kiểm tiến độ và ngày báo cáo trước khi xuất. Chọn **Project → Export → PDF Report**, chọn nơi lưu và phạm vi ngày bao trùm dự án; đặt khổ giấy, hướng trang và các thông tin cần đưa vào theo hộp thoại của phiên bản đang dùng. Với biểu đồ rộng, hướng ngang thường giúp xem thuận tiện hơn. Mở PDF vừa xuất, kiểm tên dự án, tiếng Việt, danh sách công việc, ngày bắt đầu/kết thúc, quan hệ biểu đồ, người phụ trách và các số liệu cần báo cáo. Nếu chữ mất dấu hoặc biểu đồ bị cắt, xem lại phông chữ, phạm vi ngày và bố cục rồi xuất lại. Một PDF mở được nhưng thiếu phần cuối biểu đồ vẫn chưa đạt yêu cầu. Sau khi kế hoạch thay đổi, phải xuất bản báo cáo mới để phản ánh dữ liệu mới. PDF cũ không tự đồng bộ với `.gan`; giữ cả tệp dự án để chỉnh sửa và PDF để đọc/trình bày.

Một kế hoạch dùng được phải có cấu trúc việc hợp lí, lịch và quan hệ đúng, người phụ trách không bị quá tải chưa xử lí, kinh phí có đơn vị, tiến độ có căn cứ, liên kết truy cập được và báo cáo dễ đọc. Phần mềm giúp giảm việc tính lại lịch, nhìn ra chỗ trùng người và lập báo cáo nhanh hơn khi dữ liệu thay đổi. Năng suất được cải thiện nhờ tổ chức và theo dõi tốt hơn; không có nghĩa chỉ mở phần mềm là dự án chắc chắn đúng hạn. Khi nhận góp ý, sửa dữ liệu cần thiết, lưu kế hoạch và xuất lại báo cáo.