Từ chuẩn bị đến tổng kết cuộc trao đổi
Thống nhất vấn đề phù hợp lứa tuổi và mục đích thảo luận. Mỗi người tìm thông tin, ghi ý kiến, lí lẽ và bằng chứng trước buổi; nhóm phân công người điều hành và thư kí. Người điều hành giữ trọng tâm, thứ tự và thời lượng; thư kí ghi các ý chính, không chỉ ghi tên người nói.
Khi phát biểu, nêu rõ ý kiến và căn cứ. Người nghe ghi điều quan trọng, hỏi lại chỗ chưa hiểu, trao đổi vào nội dung thay vì đánh giá con người. Có thể tán thành một phần và đề nghị sửa phần khác. Người phát biểu sau nên nối với ý đã được nêu để tránh nói lại mà không tiến triển.
Tổng kết cần nêu vấn đề đã bàn, các hướng ý kiến, điểm thống nhất và điểm còn khác. Chưa đồng ý toàn bộ thì không ghi “nhóm hoàn toàn nhất trí”. Thảo luận hướng đến hiểu đúng và chọn hành động phù hợp, không chỉ tìm người thắng.
Ví dụ kết luận không vượt mức đồng thuận
Cuộc trao đổi giả định do BTVN biên soạn về giữ lối đi chung:
An đề nghị quy định nơi để ghế sau sinh hoạt. Bình đồng ý về mục tiêu nhưng muốn thử cách bố trí trước. Chi đề nghị hỏi người phụ trách phòng vì cần phù hợp không gian. Cả ba đồng ý không để ghế chắn lối đi, nhưng chưa thống nhất vị trí cụ thể.
Tóm tắt phù hợp: “Nhóm thống nhất cần giữ lối đi thông thoáng. Các ý kiến đề xuất quy định vị trí, thử bố trí và hỏi người phụ trách. Vị trí cuối cùng chưa được chốt; nhóm đề nghị kiểm tra điều kiện phòng rồi trao đổi tiếp.”
Bản tóm tắt phân biệt mục tiêu đã đồng ý với phương án còn bàn. Không đổi thành “mọi người thống nhất ngay vị trí A”, cũng không ghi “các ý kiến hoàn toàn đối lập” vì vẫn có điểm chung.
Củng cố kiến thức
Trong cuộc trao đổi giả định, nội dung nào đã được thống nhất?
Vị trí cụ thể còn chưa chốt.
Đúng: đây là điểm chung của cả ba.
Chi đề nghị hỏi và nhóm chưa loại ý ấy.
Tóm tắt đề nghị kiểm tra tiếp.
Lời giải
Đáp án B. Tách mục tiêu và cách thực hiện: ba người đều đồng ý lối đi cần thông thoáng, còn nơi để ghế phải xem điều kiện. Do đó không dùng sự đồng ý mục tiêu để báo đã chốt toàn bộ phương án.
Củng cố kiến thức
Việc nào đúng với vai trò thư kí khi tổng kết?
Thời lượng không quyết định ý nào được ghi.
Không được tạo sự đồng thuận không có.
Đúng: giúp bản tổng kết trung thực và có mạch.
Số lượt không thay các ý chính.
Lời giải
Đáp án C. Thư kí cần nắm và ghi các nội dung đã bàn, để người điều hành tổng hợp đúng. Ở tình huống này phải giữ cả mục tiêu chung và vị trí chưa chốt; không tự biến một đề xuất thành quyết định nhóm.