Ghi để có một hồ sơ đáng tin cậy
Biên bản ghi lại một cuộc họp, cuộc thảo luận hoặc vụ việc để lưu và tra cứu. Nội dung phải chính xác, khách quan; không biến điều người ghi mong muốn thành điều cuộc họp đã quyết định.
Biên bản thông thường có tên đơn vị, quốc hiệu và tiêu ngữ; tên biên bản; thời gian, địa điểm; thành phần, người chủ trì, thư kí; diễn biến và ý kiến quan trọng; kết luận; thời gian kết thúc và chữ kí của người có trách nhiệm. Cách trình bày cụ thể theo mẫu của đơn vị, nhưng không được bỏ thông tin cần xác định cuộc họp.
Trong khi nghe, ghi rõ ai đề nghị điều gì, nội dung đã thống nhất và phần còn chưa thống nhất. Sau đó sắp lại đúng trình tự, kiểm tên, thời gian, việc phân công. Không tự tạo chữ kí hoặc ghi “đã kí” khi người có trách nhiệm chưa xác nhận.
Ví dụ: tách đề nghị và kết luận
Biên bản rút gọn minh hoạ do BTVN biên soạn; mọi thông tin của cuộc họp dưới đây là giả định, không phải hồ sơ thật:
LỚP 6A
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN — Thảo luận về lịch mượn sách chung
Thời gian: 15 giờ ngày 20/9/2026. Địa điểm: phòng học 6A. Thành phần: 25 thành viên lớp, có mặt đầy đủ. Chủ trì: Lan. Thư kí: Nam.
Diễn biến: Lan đề nghị ghi ngày trả trên thẻ mượn. Minh nêu nguy cơ thất lạc thẻ và đề nghị có sổ chung. Các thành viên trao đổi cách lưu thẻ, ghi sổ.
Kết luận: nhóm thống nhất dùng thẻ nhắc ngày trả và sổ chung để lưu thông tin. Tổ trực phụ trách ghi sổ. Chưa quyết định thời hạn mượn cụ thể; nội dung này sẽ bàn ở buổi sau.
Cuộc họp kết thúc lúc 15 giờ 20 phút cùng ngày. Phần kí xác nhận cần có người chủ trì và thư kí; ví dụ không giả chữ kí của họ.
Biên bản ghi cả phần đã quyết và chưa quyết. Nếu sửa thành “đã thống nhất thời hạn bảy ngày”, bản ghi sẽ sai vì nội dung ấy chưa được quyết định trong tình huống.
Củng cố kiến thức
Trong biên bản minh hoạ, thông tin nào chưa được quyết định?
Kết luận đã thống nhất dùng sổ.
Kết luận đã giao tổ trực ghi sổ.
Đúng: phần này còn chờ buổi thảo luận sau.
Kết luận đã thống nhất dùng thẻ.
Lời giải
Đáp án C. Biên bản nêu rõ chưa quyết định thời hạn mượn. Người ghi không được tự điền bảy ngày hay thời hạn khác, dù nghĩ đó là lựa chọn hợp lí; biên bản phải phản ánh điều thực sự được bàn và kết luận.
Củng cố kiến thức
Khi người chủ trì chưa xác nhận bản ghi, thư kí nên làm gì?
Đúng: hoàn thiện hồ sơ không đồng nghĩa giả việc xác nhận.
Không ghi đã kí khi chưa có xác nhận.
Cần giữ đúng người đưa ý kiến.
Các thông tin này giúp xác định cuộc họp.
Lời giải
Đáp án A. Biên bản cần được kiểm nội dung và xác nhận theo trách nhiệm. Chữ kí hoặc lời ghi đã kí là thông tin về việc xác nhận, không phải phần trang trí để người ghi tự thêm.