Chân thành nhưng vẫn tường minh
Từ ý đã tìm, sắp nội dung theo một mạch phù hợp: mở thư hướng tới người nhận và nêu việc; phần chính trình bày thông tin, lí do, điều đề nghị; cuối thư tóm điều mong muốn và kết lời phù hợp. Hình thức thư thường và thư điện tử có cách trình bày khác, nhưng đều cần rõ người gửi, người nhận và mục đích.
Một chuyện kể, cảm xúc hoặc ảnh có thể hỗ trợ thuyết phục nếu liên quan vấn đề. Chúng không nên lấn át công việc chính. Các thông tin, số liệu dùng trong thư vẫn cần kiểm và ghi nguồn khi cần.
Đọc lại để xem đề nghị có cụ thể, có vượt quyền quyết định của người gửi không; các phần có thống nhất mục đích, xưng hô có nhất quán, câu có rõ không. Đề xuất nên được viết đúng là đề xuất, không biến thành một thông báo đã được phê duyệt.
Sửa câu thông báo thành đề nghị có điều kiện
Ví dụ giả định do BTVN biên soạn:
Câu chưa phù hợp khi việc chưa được duyệt: “Thư viện sẽ dành phòng đọc cho nhóm vào chiều thứ Sáu.”
Cách sửa: “Nhóm kính đề nghị được sử dụng phòng đọc vào chiều thứ Sáu nếu lịch thư viện cho phép. Nhóm sẽ trao đổi số người tham gia và chuẩn bị nội dung trước khi thống nhất.”
Câu sửa nêu thời gian mong muốn, điều kiện và trách nhiệm của nhóm. Thông tin không còn giả định người nhận đã đồng ý. Sau khi viết toàn thư, còn cần kiểm người nhận, lời chào, các phần triển khai và thông tin người gửi, không chỉ sửa một câu.
Củng cố kiến thức
Vì sao câu sửa phù hợp hơn với hoàn cảnh chưa được duyệt?
Thống nhất nội bộ chưa là sự đồng ý của thư viện.
Từ lịch sự không đổi đề nghị thành quyết định.
Vẫn cần kiểm lịch và thống nhất với người phụ trách.
Đúng: giữ đúng mức thông tin và vai giao tiếp.
Lời giải
Đáp án D. Người gửi chưa có quyền thông báo quyết định của thư viện. Cách sửa nêu mong muốn, điều kiện lịch và việc nhóm chuẩn bị để trao đổi. Nhờ vậy, đề nghị rõ mà không nhận trước một sự đồng ý chưa có.
Củng cố kiến thức
Một chuyện kể được đưa vào thư thuyết phục nên đáp ứng điều gì?
Độ dài không tự tạo sức thuyết phục.
Đúng: phần bổ trợ phục vụ mục đích chính.
Thông tin chính vẫn cần tường minh.
Một chuyện không tự chứng minh mọi khái quát.
Lời giải
Đáp án B. Chuyện kể có thể khiến vấn đề cụ thể, dễ hiểu hơn khi nối với lí do của đề nghị. Nếu không liên quan hoặc lấn át phần công việc, nó làm thư kém tập trung. Cần giải thích mối nối, không chỉ thêm chuyện để tăng độ dài.