Viết đủ để người nhận có thể hồi đáp
Một thư đề nghị cần cho biết rõ người gửi, việc mong được xem xét và những điều kiện liên quan. Lí do giúp hiểu nhu cầu; phương án giúp hình dung cách đáp ứng nhu cầu đó.
Ngôn ngữ lịch sự không có nghĩa nói vòng hoặc giấu đề nghị. Có thể nêu việc cần trao đổi ngay sau lời chào, giải thích ngắn rồi trình bày phương án.
Ví dụ dưới đây dùng tình huống giả định của lớp 12A. Cần đọc sự nối kết giữa các phần, không học thuộc ngày giờ, tên người hoặc từng câu.
Một phương án gửi cô phụ trách thư viện
Thư minh họa do BTVN biên soạn; tên, địa điểm và thời gian là giả định.
Hà Nội, ngày 12 tháng 3 năm 2026
Kính gửi cô phụ trách thư viện,
Em là Minh, đại diện lớp 12A. Em viết thư xin cô xem xét việc dành một khung giờ đọc yên tĩnh mỗi tuần cho những học sinh có nhu cầu.
Khi chuẩn bị bài, chúng em cần đọc liên tục một phần văn bản rồi ghi lại những điểm chưa hiểu. Lớp mong có một khoảng thời gian phù hợp tại thư viện để tập trung đọc, không tổ chức trò chuyện nhóm trong khung giờ đó.
Chúng em đề xuất thử vào chiều thứ Tư, từ 15 giờ 30 đến 16 giờ, trong hai tuần. Học sinh sẽ đăng kí trước để cô xem xét số chỗ; người tham gia giữ trật tự và trả sách đúng vị trí. Nếu khung giờ trùng hoạt động khác, chúng em sẵn sàng điều chỉnh theo lịch thư viện.
Mong cô góp ý về thời gian, cách đăng kí và những điều kiện cần đáp ứng. Sau hai tuần, chúng em xin trao đổi lại với cô để xem nên duy trì hay thay đổi cách tổ chức.
Em cảm ơn cô đã xem xét đề nghị.
Đại diện lớp 12A
Minh
**Cách triển khai:** đoạn đầu nêu người gửi và mục đích; đoạn tiếp giải thích nhu cầu; đoạn ba đưa phương án cùng điều kiện; đoạn cuối mở việc hồi đáp. Cách xưng hô, lời chào và lời kết thống nhất với quan hệ học sinh–giáo viên.
Củng cố kiến thức
Chi tiết nào làm đề nghị có thể được xem xét trong điều kiện thư viện?
Tên người gửi cần thiết nhưng chưa cho phương án tổ chức.
Lợi ích chưa đủ để bố trí phòng.
Thư không có căn cứ cho khẳng định ấy.
Đúng: các điều kiện giúp đánh giá tính phù hợp.
Lời giải
Đáp án D. Giờ cụ thể, thời gian thử, đăng kí và sẵn sàng điều chỉnh giúp cô phụ trách xem khả năng thực hiện. Chúng nối mong muốn của lớp với lịch, sức chứa và cách sử dụng thư viện.
Củng cố kiến thức
Câu mong cô góp ý ở gần cuối thư có tác dụng gì?
Đề nghị chưa được chấp thuận trong tình huống.
Đúng: thư là trao đổi, không thông báo áp đặt.
Góp ý dựa trên phương án, không xóa nội dung trước.
Người phụ trách vẫn xem xét lịch và điều kiện.
Lời giải
Đáp án B. Người viết mong được góp ý về thời gian, đăng kí và điều kiện. Câu mở ra hồi đáp để điều chỉnh phương án, phù hợp mục đích trao đổi. Nó không chứng minh đã được đồng ý hoặc cho lớp quyền tự quyết.