Chỉnh cả ý lẫn lời
Khi chỉnh thư, cần đọc như người nhận: đã biết người gửi muốn gì chưa; có đủ thông tin để trả lời không; có chi tiết nào chưa được xác định mà viết như chắc chắn không?
Sau đó xem cách xưng hô, từ ngữ và giọng điệu. Thư đề nghị cần lịch sự, rõ ràng, tránh biến mong muốn của người gửi thành việc người nhận buộc phải làm.
Không chỉ thay từ mạnh bằng từ nhẹ. Một câu thiếu phương án cần bổ sung thông tin; một câu khái quát quá rộng cần thu về điều đã có căn cứ.
Sửa đoạn đề nghị giờ đọc
Ví dụ do BTVN biên soạn trong tình huống giả định:
**Bản cần sửa:** “Cả trường đều cần đọc yên tĩnh nên cô phải mở phòng đúng chiều thứ Tư. Lớp chắc chắn có 40 người tham gia.” Người viết chưa khảo sát toàn trường và chưa mở đăng kí.
**Bản sửa:** “Lớp xin đề xuất thử khung giờ đọc yên tĩnh vào chiều thứ Tư, từ 15 giờ 30 đến 16 giờ. Chúng em sẽ mở đăng kí để xác định số người và xin cô xem xét theo số chỗ của phòng. Nếu trùng lịch khác, lớp sẵn sàng điều chỉnh.”
Bản sửa bỏ khẳng định nói thay toàn trường và con số chưa xác định; nêu phương án, cách thu thập nhu cầu, điều kiện điều chỉnh. Thay “phải” bằng lời xin xem xét còn làm đúng quan hệ giao tiếp.
Củng cố kiến thức
Vì sao cần bỏ câu “cả trường đều cần” trong tình huống?
Đúng: người viết chưa khảo sát toàn trường.
Nhu cầu là lí do phù hợp khi có căn cứ.
Hình thức không giải quyết tính đúng của nhận xét.
Lí do cần thiết để hiểu đề nghị.
Lời giải
Đáp án A. Tình huống cho biết chưa khảo sát toàn trường. Nói “cả trường đều cần” vì vậy vượt điều người viết biết. Cần nêu nhu cầu trong phạm vi có căn cứ và đề xuất đăng kí để xác định thêm.
Củng cố kiến thức
Nhận xét nào nêu đầy đủ tác dụng của bản sửa?
Có thay đổi phạm vi, căn cứ và điều kiện thực hiện.
Khẳng định toàn trường và 40 người đã được bỏ.
Đúng: chỉnh nội dung và cách giao tiếp cùng lúc.
Phương án giờ đọc được nêu rõ hơn.
Lời giải
Đáp án C. Bản sửa bỏ thông tin chưa xác định, thêm đăng kí và khả năng đổi lịch, đồng thời chuyển mệnh lệnh thành xin xem xét. Đây là chỉnh ý lẫn lời, không chỉ làm mềm một vài từ.