Hướng dẫn trả lời cách làm, nội quy nhấn yêu cầu chung
Nội quy thiên về các yêu cầu phải tuân thủ; hướng dẫn thiên về cách thực hiện một việc hoặc sử dụng một nơi. Hai kiểu có thể phối hợp nhưng không đồng nhất. Muốn hướng dẫn hiệu quả, xác định công việc, người dùng, điều kiện ban đầu và kết quả cần đạt.
Tìm các thao tác, sắp xếp theo trình tự hợp lí, chia bước vừa đủ. Mỗi bước dùng động từ rõ, nêu đối tượng và điểm đến nếu cần. Điều kiện hoặc lưu ý đặt gần thao tác liên quan. Sơ đồ, kí hiệu chỉ thêm khi thực sự giúp làm theo; cần nhất quán với lời.
Chỉnh sửa bằng cách đọc thử từ vị trí người chưa biết công việc: có bước nào thiếu, thuật ngữ nào chưa rõ, chỉ dẫn nào dùng “ở đó” mà không biết ở đâu? Kiểm cả nội dung lẫn bố cục, câu chữ và khả năng thực hiện. Văn bản cho nơi công cộng thật phải được đối chiếu điều kiện và người phụ trách.
Ví dụ sửa một hướng dẫn đổi sách
Tình huống giả định tự biên soạn của BTVN. Bản nháp: “Mang sách đến. Làm việc đó rồi đến chỗ kia chọn sách.” Người đọc chưa biết “việc đó”, “chỗ kia” hoặc cần ghi gì.
Bản chỉnh trong tình huống một buổi đổi sách:
1. Mang sách còn đủ trang, đọc được tới bàn tiếp nhận.
2. Ghi tên người tham gia và tên sách vào phiếu tại bàn tiếp nhận; chuyển sách cùng phiếu cho người phụ trách.
3. Sau khi người phụ trách xác nhận tiếp nhận, đến bàn chọn sách và thực hiện đổi theo hướng dẫn tại bàn.
Bản chỉnh chỉ rõ thao tác và vị trí, không tự bịa số sách được đổi. Điều kiện đổi cụ thể vẫn cần người tổ chức quy định; nếu viết hướng dẫn hoàn chỉnh cho sử dụng thật, phải bổ sung điều kiện ấy sau khi xác nhận. So với nội quy giữ sách, đoạn này nhấn trình tự tham gia.
Củng cố kiến thức
Vấn đề rõ nhất của bản nháp là gì?
Ca ngợi không giải quyết thiếu thao tác.
Màu không thay nội dung.
Đúng: người chưa biết việc không xác định được cách làm.
Trình tự là một cách tổ chức phù hợp.
Lời giải
Đáp án C. Đọc từ vị trí người mới: câu đầu chỉ mang sách đến, câu sau không nói làm việc gì và đi đâu. Cần thay quy chiếu mơ hồ bằng tên thao tác, đối tượng và vị trí rõ. Nhờ đó người đọc mới có thể thực hiện từng bước.
Củng cố kiến thức
Khi chưa được xác nhận điều kiện đổi sách thật, cách xử lí nào đúng?
Đúng: hoàn thiện từ điều kiện thực tế có thẩm quyền.
Đầy câu không đồng nghĩa đúng nội dung.
Thiếu điều kiện có thể khiến không làm được.
Không giả mạo tư cách ban hành.
Lời giải
Đáp án A. Hướng dẫn sử dụng thật cần đủ điều kiện để người đọc thực hiện, nhưng phần chưa biết không được lấp bằng một quy định tự đặt. Xác nhận với người phụ trách, bổ sung và đọc thử lại. Ví dụ luyện tập phải giữ tư cách giả định, không tự thành văn bản chính thức.