Hướng dẫn đầy đủ phải giúp đi tới kết quả
Bản hướng dẫn không chỉ có một danh sách động từ. Nó cần xác định ai làm, chuẩn bị gì, làm theo thứ tự nào và khi nào công việc hoàn tất. Điều kiện phải rõ để người đọc biết mình có thể tham gia hoặc cần chuẩn bị thêm.
Lưu ý nên đặt gần thao tác có liên quan. Nếu có phiếu, thẻ hoặc vật cần chuyển giữa các bước, phải nói người đọc nhận, giữ và nộp ở đâu. Tránh để một vật đột ngột xuất hiện ở bước sau mà trước đó chưa được giới thiệu.
Sau khi viết, lần theo toàn quy trình như một người mới. Chỗ nào còn phải đoán thì cần bổ sung hoặc sửa. Với tình huống thật, các điều kiện phải được người tổ chức xác nhận; không lấy con số của mẫu học tập làm quy định ở mọi nơi.
Mẫu hướng dẫn cho một buổi đổi sách
Tình huống và quy ước giả định do BTVN biên soạn, không phải thông báo thật.
**HƯỚNG DẪN THAM GIA BUỔI ĐỔI SÁCH CỦA CÂU LẠC BỘ**
Buổi đổi dành cho thành viên. Sách tiếp nhận phải còn đủ trang, đọc được. Trong tình huống này, mỗi cuốn được tiếp nhận đổi lấy một phiếu; một phiếu dùng chọn một cuốn tại bàn chọn sách.
**Bước 1. Chuẩn bị sách.** Kiểm tra sách còn đủ trang, đọc được trước khi mang tới bàn tiếp nhận.
**Bước 2. Đăng kí và nhận phiếu.** Ghi tên, tên sách vào phiếu đăng kí. Đưa sách và phiếu đăng kí cho người phụ trách; sau khi sách được tiếp nhận, nhận số phiếu đổi tương ứng.
**Bước 3. Chọn sách.** Đến bàn chọn sách, dùng một phiếu đổi cho mỗi cuốn muốn nhận. Nếu chưa tìm thấy sách phù hợp, hỏi người phụ trách tại bàn về cách xử lí phiếu, không tự mang sách khi chưa đổi.
**Bước 4. Hoàn tất.** Nộp phiếu đổi cho người phụ trách bàn chọn sách rồi nhận sách. Kiểm tra đúng cuốn đã chọn; phản ánh ngay nếu có nhầm lẫn.
Mẫu giới thiệu phiếu đổi trước khi yêu cầu dùng, đồng thời phân biệt phiếu đăng kí với phiếu đổi. Các bước nối việc mang sách với việc nhận sách mới. Quy ước một phiếu–một cuốn chỉ thuộc tình huống giả định này.
Củng cố kiến thức
Trong mẫu, khi nào thành viên nhận phiếu đổi?
Mẫu yêu cầu kiểm tra, đăng kí và tiếp nhận trước.
Cần có phiếu đổi trước khi chọn theo quy trình.
Đúng: đây là điều kiện chuyển từ bước 2 sang bước 3.
Không thể nộp phiếu đổi trước khi nhận.
Lời giải
Đáp án C. Bước 2 nêu rõ việc đưa sách và phiếu đăng kí cho người phụ trách; sau tiếp nhận mới nhận phiếu đổi. A bỏ điều kiện, B đảo thứ tự, D tạo vòng lặp không thực hiện được. C giữ quan hệ giữa thao tác trước và thao tác sau.
Củng cố kiến thức
Vì sao cần phân biệt phiếu đăng kí với phiếu đổi?
Đúng: phân biệt giúp làm đúng thao tác và nơi nộp.
Tên gọi phải gắn chức năng, không chỉ tăng số thuật ngữ.
Đăng kí không thay điều kiện sách được tiếp nhận.
Phiếu đổi được dùng khi chọn và nhận sách.
Lời giải
Đáp án A. Phiếu đăng kí ghi người tham gia và sách mang tới; phiếu đổi được nhận sau tiếp nhận rồi dùng tại bàn chọn. Nếu gọi lẫn, người đọc có thể nộp sai hoặc không biết chuyển bước. B, C, D đều bỏ hoặc hiểu sai chức năng đã nêu.